기기 내 변환과 외부 AI 전송을 구분하는 문서 보안 작업 흐름

자료를 다루기 전에 공유 권한부터 확인합니다

일반 공개 자료, 내부 자료, 개인정보가 있는 자료와 외부 전송이 금지된 자료를 구분합니다. 파일에 비밀번호가 없다는 사실이 외부 서비스에서 처리할 권한을 뜻하지는 않습니다. 고객이 준 문서는 계약과 사내 규정도 확인해야 합니다. 판단이 어려우면 필요한 구간만 남긴 비식별 재현 사본을 준비하고, 업무 책임자에게 허용 범위를 확인하는 것이 먼저입니다.

문서의 본문만 보지 말고 표, 이미지, 파일명과 부록도 확인하세요. 연락처가 사진 안에 들어 있거나 이전 담당자의 이름이 머리말에 남아 있을 수 있습니다. 일부 문장만 지운 사본을 만들었더라도 민감한 정보가 다른 위치에 반복돼 있는지 전체 범위를 검토해야 합니다.

브라우저에서 처리되는 기본 변환을 이해합니다

바쿠다의 일반 문서 변환은 선택한 파일을 기기 내 브라우저에서 읽는 경로입니다. 변환 서버에 원본 파일을 올려 보관하는 작업과 구분할 수 있습니다. 그렇다고 네트워크 요청 자체가 전혀 없다는 뜻은 아닙니다. 로그인, 사용량 확인, 정적 파일 로드와 광고 관련 요청은 문서 처리와 별도로 있을 수 있으므로 문서 원문 전송과 운영 요청을 혼동하지 않아야 합니다.

AI와 문서 맛보기는 전송 경로가 다릅니다

요약·번역·교정은 선택한 글자를, OCR이나 일부 이미지 기반 요청은 페이지 이미지를 외부 AI 처리 경로로 보낼 수 있습니다. 바쿠미 문서 맛보기 역시 동의를 받은 자료 일부를 이용하는 선택 기능입니다. 기기 내 변환을 쓰다가 이런 기능을 실행하면 전송 범위가 바뀌므로 버튼을 누르기 전에 안내를 읽어야 합니다. 원문과 결과를 서비스의 보관용 문서로 저장하지 않는다는 설명을 모든 외부 사업자의 영구 무보관 보장으로 확대해서 해석하지 마세요.

가림과 삭제, 원본 보존을 구분합니다

검은 상자를 올려 화면에서 안 보이게 만드는 것과 파일 내부에서 내용을 제거하는 것은 다를 수 있습니다. PDF에는 원래 글자층이 남아 검색이나 복사로 드러날 수 있습니다. 보안 목적의 삭제가 필요한 자료는 저장한 결과를 별도 뷰어에서 검색·복사해 점검하고 전문적인 삭제 절차를 검토하세요. 원본은 권한이 제한된 위치에 보관하고 외부 전달용 사본과 섞지 않습니다.

오류 신고에 보낼 자료를 최소화합니다

문제 해결을 위해 파일을 첨부하면 그 자료는 기기 내 변환과 다른 경로로 운영자에게 전달됩니다. 전체 고객 문서가 필요하지 않다면 문제가 재현되는 표나 문단만 남기세요. 오류 화면, 재현 순서와 사용한 형식을 적으면 자료를 과도하게 보내지 않고도 원인을 좁히는 데 도움이 됩니다. 답장 받을 이메일과 첨부 파일의 보관 안내를 확인한 뒤 직접 전송 여부를 선택합니다.

다운로드 뒤의 기기 보안도 관리합니다

변환이 끝난 파일은 사용자의 다운로드 폴더, 동기화 폴더나 메일 첨부에 남을 수 있습니다. 공용 기기에서 브라우저 창을 닫는 것만으로 이런 사본이 없어지는 것은 아닙니다. 사용한 파일을 확인하고 조직의 보관·폐기 규칙에 맞게 정리하세요. 로그인도 종료하고 다른 사람이 같은 세션의 결과를 열 수 없는지 확인합니다. 서비스의 처리 원칙과 사용자의 기기 관리가 함께 작동해야 보안 흐름이 완성됩니다.

실제 업무에 적용하는 예

고객 문의 문서의 표 배치만 재현하려면 이름과 금액을 가상의 값으로 바꾸고 필요한 표 한 개만 남긴 사본을 만들 수 있습니다. 이때 같은 이름이 머리말이나 이미지에 남아 있지 않은지도 확인해야 합니다. 파일 이름의 고객사명과 작성자 정보 역시 공유 범위에 포함해 검토합니다. 오류 신고에 사본을 보낼 때는 어떤 동작에서 문제가 생기는지 순서를 적어 과도한 원본 제공을 줄입니다. 처리 후에는 재현 사본의 다운로드 위치와 메일 첨부를 정리하고 내부 원본은 별도의 권한 정책으로 보관합니다. 전송을 최소화하는 절차와 데이터가 전혀 이동하지 않는다는 단정은 서로 다르므로, 선택한 기능과 자료별로 판단 근거를 남기는 것이 중요합니다.